Als een klant niet betaalt, kan dat voor veel frustratie zorgen en uw bedrijf in de problemen brengen. U heeft uw werk gedaan of uw product geleverd, maar het geld komt niet binnen. Gelukkig zijn er duidelijke stappen die u kunt nemen. Aan de hand van praktische tips leest u hier wat u kunt doen als een klant een factuur niet betaalt, en hoe u herhaling in de toekomst probeert te voorkomen.
De eerste herinneringen sturen werkt vaak het beste
Veel ondernemers maken het helaas wel eens mee: een klant laat de betaling te lang liggen of legt uw factuur aan de kant. Het is dan belangrijk om snel te reageren. Het sturen van een duidelijke betalingsherinnering is vaak de eerste stap. Wacht niet te lang en stuur deze herinnering direct nadat de betaaltermijn is verlopen. Houd de toon beleefd en feitelijk. Geef duidelijk aan om welke factuur het gaat, welk bedrag het betreft en op welke datum u de betaling verwacht. Soms heeft een klant uw factuur gewoon gemist of vergeten, en zorgt een simpele herinnering er al voor dat het geld alsnog snel komt.
Bellen of overleggen zorgt soms voor een snelle oplossing
Niet iedereen reageert op een e-mail. Als een klant na uw eerste herinnering nog steeds niet betaalt, kan het verstandig zijn om te bellen. Zo komt u er sneller achter wat de reden is van de achterstallige betaling. Soms blijkt het om een misverstand te gaan of heeft de klant een praktisch probleem. Door samen in gesprek te gaan, worden onduidelijkheden weggehaald. Maak tijdens het gesprek duidelijke afspraken over het moment van betalen en leg deze vast via e-mail, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.
Laatste aanmaning en stappen richting incasso
Als er na herhaald contact geen betaling volgt, is het tijd voor de volgende stap: de aanmaning ofwel ingebrekestelling. In zo’n brief geeft u aan dat de klant nog een laatste mogelijkheid krijgt om de rekening te voldoen, meestal binnen veertien dagen. Laat ook weten dat u, als de betaling dan nog niet binnen is, extra kosten en misschien zelfs wettelijke rente in rekening brengt. Dit is in Nederland toegestaan en geldt vanaf het moment dat de klant te laat is met betalen. Wordt er daarna nog niet betaald, dan mag u een incassobureau inschakelen. Zij nemen de vordering van u over en proberen het bedrag alsnog te innen. Vaak schrikt dit uw klant af en komt het geld snel binnen. Bij een zakelijke klant kunt u trouwens ook direct naar de rechter gaan, maar voor particulieren geldt dat u verplicht eerst deze schriftelijke aanmaning stuurt voordat u verdere stappen neemt.
Voorkomen dat klanten niet betalen is altijd beter
Het liefst wilt u niet in deze situatie terechtkomen. Voorkomen blijft altijd beter dan genezen. U kunt bijvoorbeeld heldere afspraken maken over de manier van betalen en de termijn waarop dit moet gebeuren. Zet deze afspraken altijd op papier. Stuur facturen direct na de levering van uw dienst of product. Controleer vooraf of een klant betrouwbaar is, zeker bij nieuwe samenwerkingen. Door goed te communiceren, duidelijke facturen te sturen en te blijven herinneren aan betalingen, kunt u problemen vaak voor zijn. Sommige ondernemers kiezen ervoor om vooraf een (deel)betaling te vragen. Dat verlaagt het risico op problemen achteraf.
Veel gestelde vragen over niet-betalende klanten
Wat zijn incassokosten? Incassokosten zijn kosten die u mag vragen als uw klant uw factuur niet op tijd betaalt en u stappen onderneemt om het geld te krijgen. Dit is een vergoeding voor de moeite die u moet doen omdat de klant te laat is.
Hoeveel wettelijke rente mag ik rekenen? De wettelijke rente is het vaste percentage dat u bovenop het openstaande bedrag mag rekenen als iemand te laat betaalt. De hoogte hiervan is door de overheid vastgesteld en kan verschillen tussen bedrijven en particulieren.
Wanneer mag ik een incassobureau inschakelen? U mag een incassobureau inschakelen als de klant, na een duidelijke aanmaning en het verlopen van de laatste betaaltermijn, nog steeds niet betaalt. Voor particulieren moet u eerst een officiële aanmaning hebben gestuurd met veertien dagen extra betaaltermijn.
Kan ik vooraf voorkomen dat een klant niet betaalt? U kunt risico’s verkleinen door duidelijke afspraken te maken, direct duidelijke facturen te sturen en soms door vooraf een deel van het bedrag te vragen. Controleer nieuwe klanten eventueel op betrouwbaarheid.
Wat doe ik als de klant blijft weigeren te betalen? Wanneer de klant na herinneringen, bellen en het inschakelen van een incassobureau nog niet betaalt, kunt u overwegen om via de rechter het geld te eisen. Dat is meestal de laatste mogelijkheid als alles anders niet werkt.
