Wat je kunt doen als een klant de factuur niet betaalt

De oorzaken van niet betaalde facturen

Klant betaalt factuur niet: voor veel ondernemers is dit een herkenbare en vervelende situatie. Je hebt je werk gedaan, de factuur netjes gestuurd, maar het geld komt niet binnen. Dit kan zorgen voor stress of onzekerheid. Je wilt duidelijkheid en je wilt krijgen waar je recht op hebt. Wat kun je doen wanneer de betaling uitblijft? In deze blog lees je hoe je zo’n situatie het beste kunt aanpakken.

De oorzaken van niet betaalde facturen

• Soms vergeet een klant om de rekening te voldoen.
• In andere gevallen is er onduidelijkheid over het werk, is er onenigheid over het bedrag of is de klant het kwijt.
• Het komt ook voor dat een klant zelf krap bij kas zit en het geld niet heeft om te betalen.
• Dit kan iedereen overkomen, zowel bij particulieren als bij bedrijven.

Het helpt om altijd even na te denken over de mogelijke reden. Wie rustig blijft en duidelijk communiceert, kan vaak samen met de klant snel een oplossing vinden.

De eerste stappen bij een openstaande betaling

Het belangrijkste is om zelf snel de factuur te versturen, direct na afronding van het werk of de levering. Blijft betaling uit na de afgesproken termijn, stuur dan een vriendelijke herinnering. Houd het kort en duidelijk, bijvoorbeeld via e-mail of een brief. Geef duidelijk aan om welke factuur het gaat en welke datum op de factuur staat. Vaak komt er dan alsnog een betaling. Als dat niet gebeurt, kun je de klant bellen. Vraag of de factuur is ontvangen en of er vragen zijn. In veel gevallen blijkt er iets misgegaan en kun je samen tot een afspraak komen. Leg elk contact goed vast, zodat je weet wat besproken is.

• Verstuur de factuur direct na afronding van het werk of levering.
• Blijft betaling uit na de afgesproken termijn, stuur een vriendelijke herinnering.
• Houd het kort en duidelijk, bijvoorbeeld via e-mail of een brief, en vermeld om welke factuur het gaat en welke datum.
• Bel de klant als betaling uitblijft en vraag of de factuur is ontvangen en of er vragen zijn.
• Leg elk contact goed vast, zodat je weet wat besproken is.

Het stappenplan als de betaling nog steeds uitblijft

Geeft een herinnering of telefoontje geen resultaat? Dan komt het aan op een volgende stap. Stuur een tweede herinnering, maar dan iets serieuzer. Gebruik de juiste toon: vriendelijk maar duidelijk. Zet er een betalingstermijn in, bijvoorbeeld zeven dagen. Is die termijn ook voorbij zonder betaling, dan mag je een aanmaning sturen. Dit is een laatste waarschuwing waarin je aangeeft dat je nu juridische stappen kunt nemen als er niet snel betaald wordt. In deze brief staat meestal een uiterste datum. Betaalt de klant dan nog steeds niet, dan kun je een incassobureau inschakelen of een gerechtelijke procedure opstarten. Dit zijn de standaardstappen als het gaat om een niet-betalen van een factuur door een klant. Probeer altijd eerst samen in gesprek te blijven, want dat levert vaak het snelst resultaat op.

• Stuur een tweede herinnering met een duidelijke termijn, bijvoorbeeld zeven dagen.
• Als de termijn voorbij is zonder betaling, stuur een aanmaning met een uiterste datum.
• Indien nog niet betaald: overweeg het inschakelen van een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure.
• Probeer altijd eerst in gesprek te blijven; dit levert vaak snel resultaat op.

Hoe voorkom je problemen met openstaande facturen?

Het voorkomen van niet betaalde facturen begint al bij het eerste contact. Maak duidelijke afspraken over de prijs en de levertijd. Zet deze afspraken zwart op wit of stuur een bevestiging per mail. Zorg dat je factuur alle noodzakelijke gegevens bevat, zoals het juiste bedrag en duidelijke omschrijving van het geleverde werk. Vermeld altijd een duidelijke betaaltermijn op de factuur. Vraag ook gerust om een deel vooraf te betalen, zeker als je met nieuwe klanten werkt. Gebruik een boekhoudsysteem waarmee je makkelijk in de gaten houdt welke bedragen nog openstaan. Zo voorkom je dat een openstaande factuur je verrast en blijf je zelf altijd op de hoogte. Blijf vooral beleefd, maar ook duidelijk naar je klant toe als het om betalingen gaat.

• Maak duidelijke afspraken over de prijs en levertijd en bevestig deze per e-mail.
• Zorg dat de factuur alle noodzakelijke gegevens bevat, met duidelijke omschrijving van het geleverde werk.
• Vermeld altijd een duidelijke betaaltermijn op de factuur.
• Vraag gerust om een deel vooraf te betalen, zeker bij nieuwe klanten.
• Gebruik een boekhoudsysteem om openstaande bedragen goed in de gaten te houden.
• Blijf beleefd maar ook duidelijk naar je klant toe bij betalingen.

Extra tips om sneller te worden betaald

• Er zijn ook praktische manieren om sneller je geld te zien. Je kunt bijvoorbeeld een kleine korting bieden als een klant snel betaalt, of juist kosten rekenen bij een te late betaling. Zet deze regels altijd in je voorwaarden.
• Automatische herinneringen werken vaak goed, vooral als je veel facturen tegelijk verstuurt.
• Maak gebruik van handige online diensten of apps waarmee je facturatie en opvolging gemakkelijk regelt.
• Houd er rekening mee dat vriendelijke communicatie meestal meer oplevert dan direct met grote maatregelen dreigen. Begrip tonen kan helpen, maar blijf wel duidelijk over de gevolgen van niet-betalen van de rekening.

Veelgestelde vragen over klant die een factuur niet betaalt

Wat betekent het als een klant de factuur niet betaalt? Als een klant een factuur niet betaalt, betekent dat je geld nog niet is binnengekomen terwijl je wel werk hebt geleverd of spullen hebt verkocht.

Wat is een aanmaning? Een aanmaning is een officiële brief waarin staat dat je al meerdere keren hebt gevraagd om te betalen en dat dit nu echt de laatste kans is voordat er verdere stappen volgen. In de aanmaning geef je een duidelijke termijn voor betaling.

Wat zijn de kosten als ik een incassobureau inschakel? De kosten voor een incassobureau verschillen per bureau en situatie. Vaak betaalt de klant uiteindelijk deze kosten, maar soms betaal je als ondernemer zelf een deel bij. Maak hierover altijd duidelijke afspraken vooraf.

Wat moet ik doen als een klant opnieuw niet betaalt na een afspraak? Als een klant ook na een betalingsafspraak of regeling niet betaalt, kun je een officiële aanmaning sturen en daarna een incassobureau inschakelen. Houd goed bij wat je hebt afgesproken en wanneer je contact hebt gehad.

Wanneer mag ik rente en kosten berekenen bij te late betaling? Meestal mag je wettelijke rente en extra kosten rekenen als een klant te laat betaalt. Zet deze regels in je algemene voorwaarden en vermeld ze op de factuur, zodat de klant dit vooraf weet.